簡報不要這樣做!簡報不要這樣做! EMBA雜誌編輯部/文 不管是進行簡報或演說,常常會聽到有人給予這樣的建議:第一步,告訴聽眾你準備要說什麼;第二步,告訴聽眾你要說的;第三步,告訴聽眾你已經說了什麼。 不管是進行簡報或演說,常常會看房子聽到有人給予這樣的建議:第一步,告訴聽眾你準備要說什麼;第二步,告訴聽眾你要說的;第三步,告訴聽眾你已經說了什麼。溝通訓練顧問溫沙(John Windsor)表示,這個最常聽到的建議,可能也是最不好的建議。溫沙於「銷售與行銷管理雜誌」汽車美容(Sales & Marketing Management Magazine)上指出,這個三步驟做法的好處是,講者從一開始就幫聽眾搭好舞台,聽眾很清楚簡報的主題和大綱,而且之後講者不斷重複簡報重點,也可以加深聽眾的印象。但是,這個做法的壞處卻更多。因為如果講者買屋只是不斷地告訴聽眾事情,簡報會變成單向溝通。講者一直說,不代表聽眾就會聽,也不代表他們就會思考及吸收。比較有效的簡報應該是對話式的,讓聽眾也能參與,而不只是講者想要告訴他們什麼。另外,這個三步驟做法把講者的位置抬得太高,是澎湖民宿講者在教導聽眾應該想什麼、做什麼。其實,簡報進行的時候,聽眾可能早已有了各式各樣的想法,甚至根本不同意講者的看法,不管講者再如何重複,也沒有效果,還不如提早邀請聽眾提問,大家一起進行討論。既然這個三步驟做法的缺點多於優點,賣屋有沒有什麼更好的做法呢?溫沙建議了一個同樣是三步驟的替代做法。第一步,一開始就告訴聽眾,為什麼簡報內容對他們有用,以及為什麼他們會感興趣。從簡報的第一個字與第一張投影片開始,講者就以聽眾的需求、興趣和目標為重點。相較於「今買房子天我要花一個小時的時間,跟你們介紹我們公司,以及我們最近所推出的新產品」的開場白,「今天我要花一個小時的時間,跟你們討論你們的問題可能可以如何解決」的開場白,聽眾會比較願意注意聽。第二步,幫聽眾畫出一幅遠景。也就是,聽完簡房屋出租報之後,他們的問題會如何獲得改善,或者,他們目前的情況會如何變得更好。這幅遠景越生動豐富越好。講者可以善用比喻,讓聽眾更能了解簡報重點。這樣做往往比不斷重複說明的效果更好。聽眾聽完之後,甚至可以重複說給別人聽,延伸簡報的影售屋網響力。第三步,給予聽眾強有力的理由回應簡報內容。每個簡報都有一個希望達成的特定目標,可能是說服客戶買下公司產品,也可能是爭取老闆對提案支持。這是講者之所以要做簡報的最終目的。把最終目的講得簡單又有道理,聽眾就比較可能會照著新成屋去做。進行簡報或演說時,盡量以雙向取代單向溝通,以故事取代一般說明。  文章來源:EMBA雜誌第261期(2008年5月出版


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